工商時報【林俊銘世邦魏理仕台灣董事總經理】

開放式辦公室成為現今一流企業的「標準配備」時,背後是企業對其文化塑造及對員工習性的洞察。

赫茲柏格(H. Herzberg)在1959年時提出了雙因子理論(two-factor theory)時,他無法預知的是,在行動科技普及的近代,不僅改變了人們獲得資訊的管道及社交習慣,更全面創新了人際溝通及互相合作的行為,讓原本被稱之為「保健因素」的「辦公室環境與設施」,成為能讓員工在職場上感到滿足的關鍵因素中,最被低估的一項。

一般開放式辦公室組成,印象不乏還停留在打破桌與桌的隔間、擺設沙發大型工作桌和工作檯,或設置休閒空間如午休室、躺椅懶骨頭、零食吧、員工健身房及餐廳等,這些兼顧「紓壓」或「娛樂」的設計與安排被普遍認為是能促進部門間的熱絡交流,抑或符合員工在進行不同任務的需求,進一步提升工作效率、創新力,讓辦公室環境與設施,成為工作本身的成就與薪酬福利外,最受一流人才追捧的重要指標。

然而,開放式辦公室需要考量的要素,不只是華麗的空間設計與超貼心的空間安排,核心關鍵是企業對其員工習慣的洞察;在知識、資訊快速流通的高科技化時代下,高效率不再只狹義的指每人每小時的產出值,而是在不停變化的時代下,透過靈活的辦公室策略,員工能快速的分享資訊並運用創新力,做出最有質量的決策。成功的辦公室策略需具備以下三關鍵:

一、空油煙處理機價格間佈局的靈活性

空間能妥切包容不同員工個性及工作需求,才讓員工高效完成任務。辦公空間應靈活安排「工作環境」及「社交環境」,同時兼顧私密性及群體性。例如,有時員工需要高度專注力以完成重要任務,或是不同部門之間需要共享空間以達成快速意見交流,獨立會議室、高隔板座位、小型會議室、開放式會議室等,靈活的空間佈局,將有效提升員工效率。

二、設施與需求的兼靜電抽油煙機容性

設施安排需注重使用者需求及體驗,才能有效協助員工排除工作以外的困擾並解決需求,讓員工重回高效模式。例如,安排書報間、遊戲及運動設施,同時兼顧獲取靈感及紓解的需求,或依特定需求如育嬰室、可自由調整高度的辦公桌椅或固定安排員工社交活動,協助員工快速補充能量,強化不同部門員工的情感基礎,讓員工身體更健康無後顧之憂。

三、融入自然環境的親切性

辦公室空間的自然化與活潑化,讓員工能時時充電,維持源源不絕的活力與創意力。例如,將辦公室導入自然環境如花草及自然光,或是安排零食吧、定期舉辦的休閒活動等,不僅能讓員工能有效增加員工滿意度,強化員工對公司的歸屬感。

無論是廣義的開放式辦公室、任務式辦公室(Activity-Based Workplace)或是無固定座位辦公室(Hot Desking),對許多台灣企業來說不僅是一個新嘗試,也是一個新觀點,這些辦公室策略的核心就是需要以人為出發,站在員工的角度思考,透過靈活運用辦公室策略,讓員工順利的完成任務,並且增加對公司的滿意度及歸屬感。

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